От Excel к отраслевой платформе

К нам обратился фармацевтический холдинг, сотрудники которого тратили слишком много времени на ручную обработку данных, а работа в Excel тормозила процессы и мешала взаимодействию подразделений. За три месяца мы запустили внутреннюю систему, а за четыре года вместе с заказчиком прошли путь до его собственного технологического бизнеса: коммерческой платформы и команды, которой полностью передали ее развитие.

Когда Excel уже не хватает

В холдинг входили производственные, логистические и торговые компании, и для их совместной работы требовалось собирать сведения из множества источников. Государственные реестры и контрагенты присылали данные в разных форматах, сотрудники вручную разбирали выгрузки и сводили их в Excel, после чего эти таблицы использовали другие подразделения.

Сложность была и в содержании: один и тот же товар в разных источниках описывали по-разному, смешивая в одной строке несколько характеристик, цифры и сокращения. Например, “10 шт. - флаконы - пачки картонные”, “карт.п. по 10 фл.” и “по 10 флак в карт пачке” означают одно и то же. Человек, который давно в отрасли, обычно понимает такую запись, но для поиска, сравнения и обмена данными нужно отдельно выделить каждое свойство – и так в каждой новой выгрузке.

При таких объемах это становилось отдельной постоянной работой: только один из подключенных государственных реестров содержал больше миллиона записей. Excel тормозил, файлы пересылали друг другу, а если работали с общей копией, то фильтры и пометки одного сотрудника мешали остальным.

Автоматизировали работу с разнородными данными

Мы сделали систему, которая принимала данные из разных источников и форматов, включая Excel, CSV и TSV, разбирала их содержимое и приводила к единой структуре. Сведения, которые раньше приходилось вручную извлекать из выгрузок и сопоставлять между собой, попадали в отдельные поля общей базы. У сотрудников появились личные кабинеты, поэтому каждый мог делать нужные ему выборки и сохранять пометки, не мешая работе коллег.

Для разбора исходных записей использовали машинное обучение: система оценивала уверенность в своем решении и, если она была ниже порога, отправляла запись на проверку специалисту. Оператор в своем интерфейсе видел предложенный вариант и мог подтвердить его или исправить. После этого система запоминала соответствие и использовала его при следующих загрузках, то есть постепенно училась на решениях людей.

В результате с обработкой, которой раньше занималось около десяти сотрудников, справлялись система и один-два специалиста, проверявших сложные случаи. Ошибок стало значительно меньше, работа с данными ускорилась во много раз. Причем первую версию мы запустили всего через три месяца после начала проекта – заказчику было важно как можно скорее уйти от таблиц, с которыми уже трудно было работать.

С обработкой, для которой раньше требовалось около десяти человек, стали справляться система и один-два специалиста.

Оказалось, что это нужно всему рынку

После запуска внутренней системы мы реализовали возможность работать с ней и для партнеров холдинга. Поставщики, логистические компании и аптечные сети получили отдельные аккаунты, в которых могли видеть нужную им информацию и добавлять свою.

При этом одна база помогала решать совершенно разные задачи. Логисту важно понимать, сколько весит коробка, можно ли ставить такие коробки друг на друга и при какой температуре хранить. Мерчендайзеру нужны размеры розничной упаковки, чтобы правильно разместить товар на полке, а фармацевту – сведения о препарате и условиях его отпуска. Все это уже было собрано и приведено к общей структуре.

Мы предусмотрели несколько способов обмена данными: кто-то работал вручную через веб-интерфейс, кто-то загружал и выгружал Excel, CSV или TSV, а для прямого подключения других систем сделали API. Поэтому партнеры могли использовать базу так, как им было удобно, и постепенно автоматизировать собственную работу с ней.

Следующим шагом заказчик открыл доступ для любых участников фармацевтического рынка по подписке, с разными тарифами под их задачи. Компании получали готовые структурированные сведения, которые иначе пришлось бы самостоятельно собирать по разным источникам, и возможность обмениваться ими с другими участниками. Так внутренняя система стала самостоятельным коммерческим продуктом с отдельным брендом.

Собрали команду для самостоятельного развития

По мере роста продукта заказчик задумался о собственной технической команде. До этого у холдинга не было опыта такой разработки, поэтому мы договорились постепенно вырастить нужные компетенции внутри компании и передать ей систему.

Мы определяли роли, писали вакансии и проводили технические собеседования с кандидатами, которых находила HR-служба заказчика. Новые сотрудники выходили к нему в офис, но первое время работали под нашим удаленным руководством, погружались в систему и разбирались с реальными задачами. По мере готовности мы формировали из них команды разработки и аналитики и передавали им все больше работы, а затем внутри вырос собственный технический руководитель.

В итоге собралось 20 человек: примерно 12 технических специалистов и сотрудники, которые занимались данными, поддержкой пользователей и продажами доступа к платформе. На третьем году проекта основное развитие уже перешло к ним, а мы еще примерно год помогали с отдельными вопросами.

Заказчик, который начинал с попытки заменить неудобные Excel-таблицы, получил собственный технологический бизнес. Мы полностью передали систему подготовленной команде, и Pharm-portal продолжил самостоятельно работать и развиваться.